｢仕事で英語のメールを作成することになったけど、書き出し方が分からない。｣
｢英語でのビジネスメールを効率良く作成できるように、使えるフレーズが知りたい。｣
仕事において、英語のメールを書くときに上記のような悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。
特に英語のメールを頻繁に書く機会がある方は、早いうちに使えるフレーズを知っておきたいですよね。
そこで今回は、ビジネス英語メールの書き出し方や、使えるフレーズ、使い分けまで詳しく解説します。
どうしても時間がかかってしまう方や、始めて英語のメールを作成する方も、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネス英語メールの書き出しについて解説！
ビジネス英語メールの書き出しとしては、主に以下の3点が重要になります。
- 件名
- 宛名
- 挨拶
では、それぞれの書き方やコツ、英語表現まで詳しく解説するのでぜひ参考にしてみてください。
- 件名
- 宛名
- 挨拶
件名
ビジネス英語のメールの件名は、短く完結であることが重要になります。
メールが届いたときに、一目でメールの内容が分かる件名を意識しましょう。
しかし、簡潔すぎると重要性が伝わらないことや他のメールに埋もれてしまうことがあります。
そのため、要件が確認できると同時に日付など具体的な内容も組み込むことが良いでしょう。
長すぎると一目で確認できなくなるので、8単語程度で構成することがおすすめです。
反対に、件名に挨拶があると重要性が低いと思われることや、迷惑メールと勘違いされることがあるので注意が必要です。
また、全て大文字で書くことや英単語のみ、抽象的な件名は避けましょう。
件名で使える英語表現を紹介
件名の書き方について紹介しましたが、実際にどのような英語を使えば良いか分からない方もいると思います。
中には、すぐにメールを見て欲しいけど流れてしまいそうで不安ということもありますよね。
例えば緊急性のあるメールであれば、｢Urgent｣を件名に入れることですぐに確認してもらうことができます。
このように実際にビジネス英語メールで使うことのできる英語のフレーズについて、以下の10個を紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Inquiry | お問い合わせ |
| Notification | お知らせ |
| Important | 重要 |
| Urgent | 緊急 |
| Confirmation | 確認 |
| Invoice | 請求書 |
| Information | 情報 |
| Quotation | お見積もり |
| Request for | 依頼 |
| Reservation for | 予約 |
件名の例文には以下のようなものがあります。
- Confirmation Request for Meeting on July 28
→｢7月28日のミーティングの確認の依頼について｣ - Request for Appointment
→｢アポイントメントの依頼について｣ - Schedule Confirmation for October 12th
→ ｢10月12日のスケジュール確認について｣
宛名
件名が終わり、本文に入る際は1番最初に宛名を書きます。
ビジネス英語メールの宛名は、非常に重要なのでメールを送る相手を考えて適切な英語を使う必要があります。
宛名は、相手との関係性や性別などで異なるので、どんな相手でも対応できるようにしておきましょう。
宛名を書く際の基本となるかたちは、｢Dear 敬称 相手の名前,｣です。
また、親しい相手には｢Dear｣や｢Ms.｣などの敬称をいれずに、｢Mark｣など直接名前から始めます。
基本的にビジネスシーンでは、｢Dear Mr. 〇〇,｣｢Dear Ms. 〇〇,｣という表記が丁寧でよく使われます。
メールを送る相手に会わせた宛名を紹介！
メールを送る相手は、名前が分からない場合、性別が分からない場合、何も分からない場合もあると思います。
また、社内のメールであれば特定の部門や部署、役職のみの情報しかない時もありますよね。
他にも複数相手にメールすることなど、あらゆる状況が考えられますが、それぞれで宛名が変わるので気をつけましょう。
あらゆる状況に合わせた宛名については以下のようになります。
| メールの相手 | 英語の宛名の使い分け |
|---|---|
| 相手が男性の場合 | Dear Mr. 〇〇, |
| 相手が男性で名前が分からない場合 | Dear Sir, |
| 相手が女性の場合 | Dear Ms. 〇〇, |
| 相手が女性で名前が分からない場合 | Dear Madame, |
| 相手の名前は分かるが性別が分からない場合 | Dear 〇〇, (名と姓どちらも記入) |
| 相手の情報が何もない場合 | Good morning Good evening |
| 相手の部門や部署や役職のみが分かっている場合 | Dear Marketing Department Dear Sales Manager |
| 相手が複数の場合 | Greetings |
| 案件の担当者が分からない場合 | To whom it may concern, |
| 親しい相手の場合 | 〇〇 (直接名前から入る) |
上記のように、相手によって宛名は変えるようにしましょう。
相手に関する情報が何もない場合は、挨拶のみやメールを送る時間に会わせた挨拶を使うようにしましょう。
また｢関係者各位｣という意味を持つ｢To whom it may concern,｣は、特定の担当者が分からない場合に頻繁に使えるフレーズなので覚えておくと便利ですよ。
宛名では分かっている情報は書くように意識しましょう。
挨拶
宛名が書き終えたら本文に入りますが、必要に応じて挨拶の一言を入れることが大切です。
日本語のメールでいう｢お世話になっております。｣といったような挨拶を、英語のビジネスメールでも書く場合があります。
挨拶の書き方や内容に関しても、メール相手との間柄やメールの頻度によって異なります。
また、メールの内容を早急に伝えたい場合や、重要な情報のみを記入する場合は、挨拶を書かずに要件のみを記入するようにしましょう。
メールの相手が初対面の場合や、自分の情報を知らない場合は、会社名や部署、役職などの簡単な自己紹介が必要です。
誰からメールアドレスを教えてもらったなど経緯を伝えることも良いでしょう。
反対に、会ったばかりであればお礼の一言を添えることもおすすめです。
挨拶で使える英語のフレーズを紹介！
では、実際にメールに挨拶を入れたい際に使えるフレーズを紹介します。
相手を考えて適切な挨拶を使いましょう。
- I hope this email finds you well.
→｢お元気でいらっしゃいますか。｣ - I hope you are well.
→｢お体お変わりございませんか。｣ - I hope everything is going well with you.
→｢すべてが順調であることを願っています。｣ - I hope you had a nice weekend.
→｢よい週末を過ごされたと思います。｣ - I hope you do not mind my contacting you out of blue.
→ ｢突然のご連絡失礼いたします。｣ - My name is 〇〇. I’m in charge of 〇〇 at 〇〇.
→ ｢私の名前は〇〇です。私は〇〇会社の〇〇部署を担当しています。｣ - Thank you for last week.
→｢先週はありがとうございます。｣
上記で紹介した他にも挨拶のフレーズはたくさんあるので、メール相手との関係性を考えて使ってみましょう。
挨拶があることで、より丁寧なメールを作ることができますよ。
ビジネス英語メールの結論の書き出しや締めも紹介！
これまでビジネス英語メールの書き出しについて、詳しく解説しました。
しかし、書き出しだけではなく本文や結論、締めまで丁寧な文章を心開ける必要があります。
そこで、このトピックではメールの結論の書き出しや締め方を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
- ビジネス英語メールの結論や目的の書き出し方を解説
- ビジネス英語メールの締め方は？
ビジネス英語メールの結論や目的の書き出し方を解説
挨拶や自己紹介が一通り終わると、メールを送る目的や要件を伝える必要があります。
目的や要件を伝える際は、結論から完結に書くことが重要です。
結論の書き出しには、｢I’m writing to｣や｢This is to｣を使うことが一般的です。
自分個人ではなく会社からのメールであれば、｢we｣を使うことも良いでしょう。
｢to｣の後には動詞を続ける必要があるので、完結に要件が伝わる動詞を選びましょう。
また、基本的に1つのメールでの要件は1つですが、内容が多いときは箇条書きなどの見やすい工夫が必要です。
要件の書き出しや動詞で使えるフレーズを紹介！
メールの要件を伝える際は文頭に以下のフレーズをつけて書き出すことが自然です。
要件に応じて使い分けましょう。
| 英語 | 使い方 |
|---|---|
| I’m writing to | ｢のためにご連絡いたしました。｣ |
| This is to | メールの要件を示す書き出し |
| The reason I’m writing this e-mail ~ | ｢~のためにこのメールをさせていただきました。｣ |
| We are happy to inform you that | 良いお知らせの場合 |
| We are sorry to inform you that | 残念なお知らせの場合 |
| This is just to inform you that | 良いお知らせでも残念なお知らせでもない場合 |
では、｢to｣の後に続ける動詞について、よく使う動詞を紹介します。
| 英語 | 日本語 |
|---|---|
| Announce | 報告 |
| Inform | 知らせる |
| Inquire | 質問 |
| Receive | 受けとる |
| Send | 送る |
| Contact | 連絡 |
| Ask | 依頼 |
| Reply | 返信 |
| Respond | 返答 |
| Answer | 回答 |
上記の動詞は、メールの要件を伝える際に頻繁に使える動詞なので覚えておきましょう。
要件は明確に伝えることが重要なので、適切な動詞で完結に文章にすることが重要です。
ビジネス英語メールの締め方は？
メールが書き終わると最後に締めを書いてメール作成が完了します。
締めの前には、相手に対する依頼や挨拶を書くようにしましょう。
本文最後の依頼や挨拶の例文には以下のようなものがあります。
- Please let me know if you have any question.
→｢何か質問があればお気軽にご連絡ください。｣ - Please reply as soon as possible.
→｢なるべく早くご返信ください。｣ - Please reply by 12:00 on November 22th.
→｢11月22日の12時までにお返事ください。｣ - I look forward to hearing from you.
→ ｢お返事お待ちしております。｣ - Thank you for your time.
→｢お時間いただきありがとうございます。｣
メールの結びのフレーズも覚えておこう！
メールの結びにも決まったフレーズがあります。
結辞は署名の前に入れるフレーズです。
一般的なメールの結びとなるフレーズには以下のようなものがあります。
- Kind regards,
- Best regards,
- Regards,
- Sincerely,
- Truly yours,
- Respectfully,
- Thanks,
上記のフレーズは、それぞれ親密度で使い分けるようにしましょう。
困った際は｢Regards,｣を使うことがおすすめです。
ビジネス英語のメールの書き出しで注意することってなに？
これまで、ビジネス英語のメールで使えるフレーズや表現を紹介しました。
しかし、ここで重要となるのは相手との関係性や相手の立場です。
相手との親密さがどれくらいなのか、相手の雰囲気や接し方はどんな感じなのか、相手に会わせたメールを作りましょう。
あまりにも丁寧すぎるメールだと距離を感じてしまうことがあり、反対に少しくだけた表現だと失礼に当たることもあります。
英語のフレーズは微妙にニュアンスが異なることもあり、使い分けが難しいです。
困った際はフォーマルな文章でメールを作成することが無難ですよ。
相手との距離感を考えて徐々に挨拶や締める言葉を変えていくようにしましょう。
ビジネス英語のメールで意識するべき点を2つ紹介！
なかには、始めて英語のビジネスメールを作成するという方もいると思います。
そこで、ビジネス英語のメールを作成する際に意識するべきポイントについて以下の2つを紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
- 名前やスペルにミスがないか徹底的に確認する
- 本文は結論から完結に伝える
名前やスペルにミスがないか徹底的に確認する
日本語でも同じですが、メールにおいて誤字や脱字はしてしまいがちです。
しかし、誤字脱字があると確認を怠っていると思われることや相手にとって失礼になってしまうことがあります。
そのため、文字を打つときはミスがないように慎重に、メール作成が終わった後も見直して、間違いがないか確認しましょう。
中でも相手の名前に関する間違いは失礼になるので、何回も確認することがおすすめです。
スペルミスや宛名違いがないように気をつけましょう。
また、丁寧表現を忘れていないか、一貫して同じ程度の丁寧さのメールが作成できているかもチェックすると良いでしょう。
緊急の連絡や時間がなくて急いでいる場合でも、最後の見直しだけは怠らないように注意が必要です。
本文は結論から完結に伝える
ビジネス英語でのメールを作成する際は、結論から書くようにしましょう。
重要な内容の場合は、挨拶を書かずに結論から入ることも問題ありません。
相手にとって内容が分かりやすいメールであることが重要です。
メールの相手も忙しくてなかなかメールをチェックできないことや、急いでいることもあります。
そのため、メールを開いてすぐに要件が伝わるように意識しましょう。
本文の内容としては、結論から入り、内容の詳細を記載し、最後にもう一度結論を書くと分かりやすいです。
詳細をかく時も、長い一文で書くよりも箇条書きを上手く活用して見やすくまとめましょう。
読みやすさ、分かりやすさは基本的なポイントですよ。
ビジネス英語メールにおける書き出しのまとめ
いかがでしたか？
今回紹介したビジネス英語メールの書き出しについてのまとめは以下のようになります。
- 件名・宛名・挨拶が重要
- 相手との関係性に合わせたフレーズを使う
- 件名は一目で内容が分かるものにする
- 宛名は相手の性別や情報に合わせる
- ビジネス英語メールでは挨拶は必須ではない
- 必要に応じて挨拶の一言を記載する
ビジネス英語メールは難しいと思っている方も多いと思いますが、フレーズを覚えれば簡単に作成することができます。
自分と相手の立場や親密さを考えて、あらゆるフレーズを使い分けましょう。
また、分かりやすいメールで作成を意識することが重要ですよ。
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